כמה זמן לשמור מסמכים ומה לגרוס?
ערימות נייר הן כאב, וניהול מערכת תיוק ביתי יכול להיות גרור. עם זאת, אתה צריך לתלות במסמכים מכיוון שאתה אף פעם לא יודע מתי תזדקק להם.
כמה זמן אתה צריך לשמור את המסים שלך, הקבלות, דוחות הבנק ומסמכים חשובים אחרים? כל סוג של מסמך הוא שונה, כך שתרצה להיות בטוח לשמור את כל הניירת שלך מספיק זמן לפני שאתה מפטר את המגרסה, גם אם אתה חושב שסיימת איתם.
שמירה על מערכת תיוק ביתית ישימה
מפתח אחד ליצירת מערכת תיקים ביתית מעשי הוא להתחיל לצמצם את כמות הנייר שתקבל. זה באמת יכול להפחית את כמות הנייר שתצטרך לגרוס או להגיש. המשמעות היא להיפטר מדואר זבל, להירשם לחשבונות אלקטרוניים ולא לקבל עלונים, קופונים שלעולם לא תשתמש בהם, קטלוגים שלעולם לא תקרא, או מילים אחרות שאתה מרגיש שאתה צריך להיאחז בהן כאשר אתה יודע שאתה באמת לא לא.
אם תתן לשלב ההיסטורי הזה לצאת מכלל שליטה, אתה באמת יכול להתחיל להיאבק בבלאגן נייר. זה יכול אפילו להגיע לנקודה בה אתה מרגיש שאתה יכול לאגור את זה. במקרים אלה, זה יכול להיות מאוד מועיל לפנות לאיש מקצוע שיוכל להדריך אותך בתהליך ההתנקשות.
השלב השני הוא לוודא שיש לכם מערכת ניהול דואר טובה. ככל שאתה מטפל בדואר ביעילות רבה יותר כשנכנס, לעתים קרובות פחות תצטרך לעשות סשן גדול של הגשה, גריסה ומיחזור.
הקים מערכת אלקטרונית
היפטרות מתיקי הנייר באמצעות הגדרת מערכת תיוק אלקטרונית תחסוך לכם מקום ותפטר אתכם מעומס הנייר. כיום, מערכת תיוק אלקטרונית הגיונית מאוד מכיוון שהיא קלה מתמיד.
כדי להתחיל, אתה זקוק לסורק ומקום לאחסון הקבצים שלך: מערכת תיקיות במחשב וגיבוי בענן, וכן כונן קשיח חיצוני. ככל שיש לך יותר גיבויים בבית ומחוץ לאתר, כך תהיה מוכן יותר לזרוק את ערימת הניירת מבלי לדאוג לאבד משהו חשוב.
הגדר תיקיות כלליות עבור סוגים שונים של מסמכים (למשל משק בית, מיסים, רכב, תעודות לידה וכו ') אינך צריך לדייק מדי באחסון המסמכים מכיוון שניתן לחפש מערכות תיוק אלקטרוניות.
לאחר מכן, סרוק כל מסמך ושמור אותו בתיקיה בהתאם לתוכן. הקפד לתת לכל אחד מהם שם קובץ ייחודי כדי לתאר אותו, כך שניתן יהיה למצוא אותו במהירות באמצעות פונקציית החיפוש של המחשב שלך. כמו כן, הוספת התאריך בסוף שם הקובץ יכולה לעזור לך להבחין בין אותו סוג מסמך לתקופות זמן שונות. לדוגמה, במקום להתקשר לחשבון השירות utilitystatement.pdf, תן לו שם utilitystatement-Feb2019.pdf.
יש גם מספר אפליקציות שיכולות לעזור לך להקליט ולאחסן במהירות מגוון מסמכים. ניתן לנהל רבים באמצעות הטלפון החכם או הטאבלט שלך, כך שתוכל להיפטר מניירת (במיוחד קבלות) כאשר אינך נמצא ליד המחשב הביתי שלך.
שמירת עותקים
למסמכים החשובים ביותר שלך, מומחים ממליצים לשמור מספר עותקים. זה יכול להיות שמירה על עותק אחד באחסון הענן שלך ועוד בכונן הקשיח. זה יכול להיות גם שמירה של עותק אחד בתיק האלקטרוני שלך ועותק קשיח אחד בכספת חסינת אש.
מסמכים לאחסון לנצח
יש לאחסן מספר מסמכים לנצח. אלה הם החשובים ביותר שתזדקק להם בכל עת בעתיד מסיבות שונות. הקפדה על שמירתם במקום בטוח ושהעתק מאובטח יחסוך לכם זמן רב בעת הצורך.
- רשומות אקדמיות: תעודות, תמלילים וכל עבודות תיק העשויות לשמש בעתיד בעת הגשת מועמדות למשרה.
- ניירות אימוץ
- תעודות טבילה
- תעודות לידה
- תעודות פטירה: ייתכן שיהיה צורך לצרכי מס.
- רישיונות נהיגה
- רשומות תעסוקה: כל הסעיפים, ההסכמים, תיקי המשמעת וביקורת הביצועים.
- תעודות נישואין
- מסמכים רפואיים
- רשומות צבאיות
- דרכונים
- רשומות פרישה ופנסיה
- כרטיסי ביטוח לאומי
- צוואות
מסמכים לאחסון לפרק זמן מסוים
תאר לעצמך שיש לך שולחן של חשבונות בנק ושטרות לכל החיים. אפילו אחרי עשור בלבד, הערימה הזו ככל הנראה תהיה גדולה להחריד. ישנם סוגים רבים של מסמכים - בעיקר פיננסיים - שכדאי לשמור במשך פרק זמן מסוים, אך אין צורך לשמור אותם לנצח. יתכן שתצטרך להפנות אליהם חודשי או שבועי לזמן מה, ואז הם פשוט הופכים לעוד פיסת נייר המונחת סביב ויוצרים עומס.
החלק המסובך הוא לדעת מתי אתה יכול להיפטר מסוגים אלה של תקליטים. אין תשובה טובה לכל דבר, אך הנחיות מומלצות על סמך מה זה:
- דוחות בנק: חודש
- הצעות חוק: שנה לכל דבר שקשור למס או אחריות; יש לגרוס את כל החשבונות האחרים ברגע ששולמו.
- חשבונות כרטיסי אשראי: גרוס מיד עם התשלום.
- קבלות לשיפור הבית: שמרו עד למכירת הבית.
- רשומות השקעה: שבע שנים לאחר שסגרתם את החשבון או מכרתם את נייר הערך.
- חוזי שכירות: יש לשמור עד שעברתם דירה וקיבלתם את הפיקדון בחזרה מבעל הבית.
- משכורות ותלושי שכר: שנה אחת, או עד שקיבלתם את דוח ה- W-2 לאותה שנת מס.
- קבלות מכירה: שמרו למשך חיי האחריות לרכישות גדולות כמו מכשירי חשמל ואלקטרוניקה. בדברים כמו מצרכים ובגדים, שמור את הקבלה רק עד שתדע שאין צורך להחזיר סחורה.
- מסמכי מס: שבע שנים, כולל הגשתך וכל המסמכים הנלווים כגון W-2 וקבלות.
- רשומות רכב: שמרו עד למכר הסירה, המכונית או האופנוע.
איך להיפטר ממסמכים
גריסת מסמכים היא הדרך העיקרית להגן על עצמך מפני גניבת זהות. ככלל, ישנם מסמכים מסוימים שיש בהחלט לגרוס. זה כולל כל דבר שיש בו מספרי חשבון, תאריכי לידה, שמות נעורים, סיסמאות ו- PIN, חתימות ומספרי ביטוח לאומי.
אם המסמכים עדיין "פעילים" - עליך להחזיק אותם לצורך הפניה, למקם אותם במערכת התיוק הביתית שלך לפי נושאים. גרוס אותם רק ברגע שהם כבר לא בשימוש.
איזה מסמכים יש לגרוס
כשתסיים עם המסמכים האלה ואינך זקוק להם יותר, אל תהסס לגרוס אותם:
- קבלות כספומט
- דוחות בנק
- העתקי תעודת לידה
- בדיקות מבוטלות ומבוטלות
- חשבונות כרטיסי אשראי
- דוחות אשראי
- רישיונות נהיגה (פג תוקפם)
- מסמכי תעסוקה שיש בהם מידע מזהה כלשהו
- דרכונים ויזות שפג תוקפם
- מספרי חשבון השקעות
- מסמכים משפטיים
- עסקאות השקעה, מניות ורכוש
- פריטים עם חתימה (חוזי שכירות, חוזים, מכתבים וכו ')
- תגי מזוודות
- רשומות רפואיות ושיניים
- ניירות עם מספר ביטוח לאומי
- סיסמאות או מספרי PIN
- תלושי שכר
- בקשות לכרטיסי אשראי שאושרו מראש
- קבלות עם מספרי חשבון בודקים, מספרי כרטיסי אשראי או כל מידע מזהה אחר
- טפסי מס
- תמלילים עם מידע מזהה
- מסלולי נסיעה
- כרטיסי טיסה משומשים
- חשבונות שירות (טלפון, גז, חשמל, מים, טלוויזיה בכבלים, אינטרנט וכו ')
כל השאר - כמו ניירת - אתה יכול פשוט למחזר. דאגו להגדיר מערכת הגשה גמישה כדי שתוכלו לשמור על מסמכים אלה. זה רעיון טוב להרגיל לעבור על המסמכים המאוחסנים על בסיס קבוע. נסו לעשות זאת כשאתם משלמים חשבונות, מגישים מיסים או מטפלים במשימה חוזרת דומה כדי שלא תשכחו והניירת שלכם תצא מכלל שליטה.
