כיצד לארגן מערכת תיוק ביתית בשבעה שלבים?
המאבק אמיתי: ניהול מסמכים חשובים ועומס נייר הוא הבור. לכן חשוב להכין מערכת תיוק ביתית קלה וניתנת לביצוע שתשתמש בה בפועל - מערכת תיוק אישית עובדת רק אם תמשיך לעמוד בה!
זהו פרויקט סוף שבוע. אל תתחיל את זה בלילה של שבוע אחרי יום עבודה או לימודים ארוך. התחל את זה בשבת או ראשון בבוקר כשהוא חמוש בכוס קפה או תה, וביחס בוא נעשה את זה.
מה שאתה תצטרך
- ארון תיוק או תיבת תיקים
- תיקיות קבצים תלויות
- בעל קובץ שולחן עבודה
- מגרסה
- סל מיחזור
- תיקיות קבצים
- יצרן תוויות או עט
אסוף את כל הניירות שלך במקום אחד
השלב הראשון בהקמת מערכת תיוק ביתית הוא לתקן את כל הקבצים והניירות שלך לאותו שטח, כך שתוכל למיין, למחזר ולגרוס. שיש לכל דבר במקום אחד את היתרונות הבאים:
- זה ישמור אותך מרוכז במשימה העומדת על הפרק. אם יש לך את כל האספקה ואת כל הניירות במקום אחד, אין לך באמת שום תירוץ אלא לחפור פנימה.
- אתה תהיה יסודי יותר. ביצוע טאטוא של הבית שלך מראש אומר שלא תצטרך לחזור על המשימה בעוד כמה שבועות כשתמצא ערימת ניירות נשכחת בחדר הכביסה.
ישנם כמה מקומות לחפש ניירות, מלבד מגירות השולחן הברורות, ארונות התיוק וערימת הדואר:
- הסלון: ניירות נוטים להצטבר בסלון כשאנחנו לא יודעים מה לעשות איתם.
- תיקים: לתיקי גב, תיקי עבודה, תיקים, תיקי כושר ומזוודות יש נטייה לצבור ניירות.
- המטבח: לערימות נייר יש דרך להגיע למטבח. הסיבה לכך היא שהמטבח הוא לעתים קרובות המקום הראשון שאליו אנו פונים כאשר אנו חוזרים הביתה.
בחר נקודה טובה בה תוכל ליצור חמש ערימות. זה יכול להיות שולחן המטבח, מיטת חדר האורחים או שולחן העבודה שלך אם הוא גדול מספיק. גם הרצפה עובדת.
אם יש לך כל כך הרבה ניירות הערימות שלך עשויות להתהפך, השתמש בפחים או בקופסאות קרטון. תייג אותם בכדי להפריד אותם וכדי להימנע מטעויות כמו השלכת בטעות החזר המס בשנה שעברה לתיבת המיחזור.
הפרד את המאמרים שלך לחמש קטגוריות
קבל החלטה לגבי כל פיסת נייר - ללא דחייה ושמור אותה למועד מאוחר יותר. כל מסמך יעבור לאחת מחמש הקטגוריות הללו:
פעולה
אלה הם ניירות שעליך לנקוט פעולה על ולאחר מכן למחוק. אל תבלבל אלה עם מסמכים הנמצאים בקטגוריית משק הבית. מסמכי משק בית מוגשים לצמיתות; משתמשים בקבצי פעולה פעם אחת ואז מושלכים.
דוגמאות: הזמנות, כרטיסי חניה, תזכורות לפגישות, שיעורי בית וחשבונות
ארכיון
ניירות או מסמכים שאתה צריך לתלות בהם, אך אינך צריך להתייחס יותר מפעם או פעמיים בשנה.
דוגמאות: החזרי מס, רשומות רפואיות, רשומות אקדמיות, הוכחה שהשתתפת בתפקיד המושבעים, מעשים, חוזי שכירות, אחריות וחוזים
בית
אלה ניירות שבהם אתה משתמש כדי לשמור על הבית (והחיים) שלך.
דוגמאות: קופונים, מתכונים, מדריכים למשתמש, קבלות על מיסי השנה ומסמכים לנסיעה הקרובה
למחזר
ניירות ומסמכים שאינם נופלים לתוך כל אחת מהקטגוריות הנ"ל, ואינו יכול להכיל מידע אישי.
דוגמאות: דואר זבל, דפי עבודה מסמינר שכבר אינכם מעוניינים בו, עיתונים, כתבי עת, שיעורי בית ישנים שאינכם זקוקים להם, ומעטפות משומשות
שמץ
ניירות ומסמכים שאינם נכללים בשלוש הקטגוריות הראשונות, אך מכילים מידע מזהה אישי.
דוגמה: הצעות לכרטיסי אשראי, הצהרות בנק ישנות ושטרות
דחה וזורק מסמכים וקבצים שאינך זקוק להם יותר
הערימה הגדולה ביותר שלך תהיה מיחזור. מחזר את הניירות הללו תחילה - המטרה כאן היא להקטין את כמות הנייר שאתה מתמודד איתה במהירות האפשרית.
לאחר מכן, גרוס את המסמכים שצריך להשמיד - זה כולל כל דבר שמזהה אותך מעבר לשמך וכתובתך.
עכשיו שזרקתם את הזבל, הגיע הזמן לרדת להגדיר מערכת שהיא:
- קל לשימוש, כך שתשתמשו בו בפועל
- גמיש מספיק כדי להתאים לשינויים בחיים ולפרויקטים חדשים
- מסודר באופן הגיוני, כך שכאשר אתה צריך למצוא משהו מהיר, אתה יכול לאתר אותו
היופי כאן הוא שאתה יכול לפרק את הקטגוריות הללו עוד יותר בהתאם לכמות הנייר שנכנסת ויוצאת מהבית או מהמשרד שלך.
הגדר קובץ ארכיון עבור מערכת התיוק הביתית שלך
די קל להחליט אילו מאמרים נכנסים לקובץ הארכיון שלך. אלה הניירות החשובים ביותר שבבעלותך. הם ההוכחה שאתה ומשפחתך קיימים, משלמים מיסים, בתים ומכוניות משלך, בוגרי מכללות, יכולים לנסוע מחוץ למדינה שלך בדרכון או באשרה. אם אתה בעל עסק או בבעלותך יותר מנכס אחד, הקובץ הזה יהיה גדול עוד יותר.
היסודות שיש לשמור בקובץ זה כוללים:
- החזרי מס
- מסמכים רפואיים
- רשומות אקדמיות
- הוכחה ששירתת חובת מושבעים
- מעשים
- שכירות
- חוזים
- דרכונים
- כרטיסי ביטוח לאומי
- רישומי תעסוקה
- תעודות טבילה
- מסמכי ביטוח חיים ופרישה
אחסן את הניירות הללו בתיבה חסינת אש, בתיקיות קבצים שכותרתן. מערכת התיוק האישית שלך צריכה לכלול את הקטגוריות הבאות:
- אקדמי
- אוטו
- תעסוקה
- כספי
- בריאות
- תעודת זהות
- ביטוח
- נדל"ן
ארגן אותם בסדר אלפביתי, אך שמור את תיק הזהות עם תעודת הלידה שלך, הדרכון, תעודת הביטוח הלאומי וכל דבר אחר שאתה משתמש לעתים קרובות בחלק הקדמי של תיבת התיקים.
ארגן תיק ביתי
הנה כלל אצבע טוב לגבי מה שאתה צריך לאחסן בתיק הבית שלך: כל מה שתצטרך בעתיד, אבל לא צריך לנקוט בפעולה כרגע וזה לא שייך לקובץ הארכיון שלך.
במקום תיבת קבצים או סל, צור קלסר עם קטעים ואז כיסים לאחסון דברים כמו קופונים וכרטיסי מתנה. בצע קטעים עבור הדברים הבאים:
- קופונים ושוברים
- כרטיסי ברכה
- הנחות בהמתנה
- קבלות על פריטי כרטיס גדול כמו מכשירי חשמל או רהיטים
- תגמולים וכרטיסי נאמנות
- הערות וחומרי עזר לפרויקטים הקרובים שאתה עובד עליהם
- מתכונים
- קבלות על מיסים
- פוליסות ביטוח רכב / בית / שוכר
הגדר קובץ פעולה
תיק הפעולה הוא הניירות שעליכם לנקוט פעולה ואז למחוק אותם. כל מסמך חשוב שיש להגיש לצמיתות או לתקופה ארוכה שייך לתיק הבית שלך. קבצי פעולה הם תזכורות פיזיות לדברים שעליך לעשות.
השתמש בתיבת דואר נכנס לשולחן העבודה כדי להחזיק ניירות אלה. בחר משהו מהנה וצבעוני, כך שלעולם לא תשכח שהקופסה נמצאת שם ושהפריטים בתוכה צריכים פעולה! אתה יכול גם להשתמש בתיבה זו כדי לנהל דואר.
להלן דוגמאות לשמירה בקובץ הפעולה שלך:
- דואר נכנס
- הזמנות לאירועים הקרובים ולכל כרטיסי תגובה שמגיעים איתם
- חשבונות לשלם ואז לגרוס או למחזר
- האישור מחליק לחתימה
- תזכורות לפגישה
- קבלות על כל דבר שרכשתם לאחרונה למקרה שתחליטו להחזיר
- קבלות על כל מה שאתה מחכה לקבל
אתה יכול לפרק את הקובץ לקטגוריות נוספות, אך קל יותר פשוט לזרוק את כל מה שנמצא בתיבה זו ולעבור אותו פעם, פעמיים או שלוש פעמים בשבוע. בשלב זה, תוכל למחזר או לגרוס כל מה שאינך זקוק לו יותר, להגיש כל דבר ששייך לארכיון או לתיקי הבית ולנקוט פעולה בכל מה שצריך להגיב אליו. המטרה היא לשמור על קובץ קטן ככל האפשר.
החוכמה היא שעליך לעבור על קובץ זה לפחות פעם בשבוע, רצוי לעתים קרובות יותר. אנו ממליצים להוסיף משימה זו לשגרת הארגון השבועית האישית שלך כדי לעזור לך להישאר תקועים.
