איך מתקשרים לצוות בעת מעבר משרד או עסק?
לרוב הארגונים שיש בהם יותר מקומץ אנשים צריכה להיות אסטרטגיית תקשורת חזקה לתקשורת פנימית וחיצונית כאחד. בין אם מדובר בהתראות על שינויים במדיניות, נהלים מהיום להיום או כל דבר תחת השמש, העובדים צריכים לדעת על דברים חשובים.
זה כולל גם פיתוח תוכנית להובלת משרדים ופיתוח רשימת צ'ק-אין.
למרות שאתה עשוי לחשוב שיש כל כך הרבה צעדים לתכנון במהלך משרדי שאין לך זמן אפילו לשקול תקשורת, אתה באמת צריך לקחת יום-יומיים כדי ליצור אסטרטגיה איתנה שתשמור על העובדים וגם על הלקוחות שלך. מהשינויים הקרובים.
די חשוב, אתה רוצה להשאיר את העובדים שלך מעורבים ישירות במהלך כי הם ככל הנראה מושפעים ביותר מהמהלך.
מסרים פנימיים מרכזיים
המסרים העיקריים צריכים לכלול תזמון, אריזה, סגירת משרדים, פריסת משרדים חדשים ופרטים על המיקום החדש.
- ציר זמן: הקפד לרשום את כל שלבי המפתח למהלך כדי שכולם יידעו למה לצפות ומתי.
- הוראות אריזה: ספקו לצוות הוראות כיצד לארוז את המשרדים או התאים שלהם למעבר. זה צריך לכלול היכן להשיג חומרי אריזה, מה הם אחראים לאריזה ותאריכי יעד.
- הודעה מתקדמת על סגירת משרדים כלשהם: במהלך המעבר יתכן שתצטרך לסגור את המשרד כדי לאפשר את האריזה וההעברה הסופיים של ציוד וריהוט משרדי. וודאו כי הצוות שלכם מודע לתאריכים אלו ואם וכיצד העסק ימשיך במהלך המעבר וכיצד הדבר ישפיע על לוח הזמנים ועל עומס העבודה שלהם.
- תוכנית משרדים חדשה: הצוות ירצה לדעת בשלב מוקדם כיצד ייראה החלל החדש ואיך יוקמו המשרדים. האם עדיין יהיה להם מרחב משלהם או שהם יהיו כעת בתא או בקומת קומה פתוחה? הקפד ליצור דרך להודיע לצוות כיצד סביבת העבודה שלהם עשויה להשתנות.
- המיקום החדש, החניה והאפשרויות היומיות: ספק לצוות את כל המידע הדרוש להם לגבי המיקום החדש כדי שיוכל להכין את התחבורה לחלל החדש.
דרכים להעביר יעדים לצוות
יש להחליט על אופן המסירה של המסר לפי סוג ההודעה. למשל, ציר הזמן יכול להיות מועבר בקלות דרך אינטרא-נט של החברה שלך; ואילו, סגירת משרדים עשויה להיות מוצגת בצורה הטובה ביותר בישיבת צוות כדי להבטיח שאפשר יהיה לשאול ולענות על שאלות.
- אינטרא-נט: עבור אותן חברות או ארגונים שיש להם אינטרא-נט, זו בדרך כלל הפלטפורמה הטובה ביותר עבור מרבית ההודעות. זה מאפשר עדכונים קלים לקבצים ומידע שיכול להגיע לכל העובדים.
- פגישות אישיות: לא משנה מה המסר, פגישות הצוות הן מקום טוב להודיע על כך ולאפשר לצוות את הסיכוי לנהל דיון מלא. אתה יכול גם לנצל את זמן הפגישה כדי לבדוק כיצד המידע יועבר כדי שהצוות יידע שיעודכן אותו.
- דוא"ל: אמנם דוא"ל קל, אך לא תמיד זו הדרך הטובה ביותר להעביר מידע. אתה לא רוצה לשלוח כל כך הרבה מיילים שאנשים לא יכולים למצוא את המידע כשהם זקוקים לו. אם אתה משתמש בדוא"ל, הקפד להשתמש בו רק כדי ליידע אנשים היכן הם יכולים להשיג את המידע.
- תיקיות נפוצות: אם אין לך אינטרא-נט, אז צור תיקיה משותפת בכונן רשת שכולם יכולים לגשת אליה.
- לוח מודעות: ניתן להשתמש במרחב פיזי לפרסום מידע. אנשים יכולים לבדוק את זה לעיתים קרובות, וזה גם מספק מקום בו אנשים יכולים להתכנס ולדון בחששותיהם.
