כיצד לתכנן ולארגן מעבר של משרד או עסק?
העברת העסק שלך למיקום משרדי חדש הוא תהליך רב שלבי המצריך תכנון מדוקדק ומספר שלבי הכנה. כמו בכל פרויקט גדול, עדיף לחלק את עומס העבודה ולהקצות משימות ספציפיות לעובדים שונים. התחלת התהליך מוקדם ושמירה על תקשורת פתוחה ותכופה הם המפתחות למהלך מוצלח ופחות מלחיץ.
צור ציר זמן
צור ציר זמן הכולל את כל השלבים החיוניים של המעבר שלך. על מנת להבטיח את לוח הזמנים, יש לדון בתוכנית עם כל חברי הצוות המעורבים במהלך. היה מציאותי לגבי כמה זמן תזדקק. משרד קטן עשוי להזדקק לפחות לשלושה חודשים כדי להתכונן, בעוד שמשרד בינוני עד גדול עשוי להזדקק לתכנון של שישה עד שמונה חודשים ומעלה. בכל מקרה, המפתח הוא להתחיל מוקדם ככל האפשר.
תכנן את החלל החדש
השלב הבא הוא לאסוף את כל המידע הזמין על המרחב החדש. נסה להשיג שרטוטים או פריסת רצפה כדי שתוכל לזהות רכיבי מפתח, כגון שקעי חשמל ושטח אחסון, ולהתחיל לעצב את פריסת המשרד החדשה. מומלץ גם להכין תוכנית פריסה כללית למרחב הנוכחי שלך, כך שתוכל להשוות בין השניים. אם ישנם אזורים במשרד הנוכחי שאינם פועלים, זהה אותם כעת כך שניתן יהיה למנוע את אותן בעיות במרחב החדש שלך.
בנוסף, הכינו רשימה של בעיות אפשריות במרחב החדש, כמו אזור קבלה קטן יותר או פחות נפח אחסון, או אולי שטח פתוח גדול יותר שדורש יותר תאים או קירות זמניים. יתכן שיהיה צורך להזמין נגרים, ציירים, חשמלאים, מתקינים מערכות או אנשי מקצוע אחרים כדי לבנות קירות, להוסיף חיווט או לבצע שינויים קוסמטיים לפני שתעבור לגור.
בנה את צוות העוברים שלך
למשרדים בינוניים עד גדולים, מינה מישהו (או בקש מתנדבים) מכל מחלקה או אגף שיתאם את האזור הספציפי שלהם. זה יכול להיות מוקצה למפקח המחלקה או למנהל שיכול להבטיח שכל עובד יקבל אחריות על אריזת שולחן העבודה, התיקים והפריטים האישיים שלו. עבור משרדים קטנים יותר, ייתכן שאתה לבד. אם כן, זהה כמה אנשי מפתח שעשויים לעזור בתאום המהלך.
הצוות שלך יכול גם לסייע בזיהוי נושאים עכשוויים במרחב הישן ובמציאת פתרונות אפשריים למשרד החדש. זוהי דרך נהדרת לשלב נקודות מבט אחרות ולהשיג קונצנזוס במהלך, במיוחד אם עובדים מסוימים אינם תומכים בשינוי.
ערכו פגישות קבועות
בלוח הזמנים שלך, קבע פגישות קבועות לדיון על המהלך והתקדמותו עם כל העובדים. חשוב ליידע את כולם ולהפנות זמן לטיפול בדאגות העובדים והערותיהם. מעבר דירה מלחיץ את כל המעורבים ויכול להיות מלחיץ יותר אם ההחלטות לא מועברות בצורה מספקת.
קבעו את התקציב שלכם
אם הוקצה סכום תקציבי ספציפי למעבר שלך, חשוב לזהות עלויות לפני שתעסיק מובילים, או אפילו לפני שתארוז את התיבה הראשונה.
הקצה משימות
בקשו מצוות ההובלות שלכם ליצור רשימת משימות שיש להשלים בשבועות שלפני המעבר, וודאו שמשימות קריטיות מתווספות לציר הזמן / לוח הזמנים. שאל כל מנהל מחלקה או מפקח מה נדרש מאזורם, אשר עשוי לכלול נותני שירותים מיוחדים, כגון מתקינים קו טלפון או מומחים ברשת מחשבים. כמו כן, וודאו כי האזורים המשותפים מכוסים, כמו אזור הקבלה, הלובי וחללי האחסון.
שכר את המובילים
העסקת עובדים היא אחת המשימות הקריטיות ביותר בהעברת עסק, וישנן חברות הובלה המתמחות בהובלות משרדיות. כמו כל מהלך ביתי, חשוב לוודא שהחברה אמינה ושתקבלו את השירות הטוב ביותר בעלות. עשה את המחקר שלך, שאל את השאלות הנכונות ובקש מהחברה להגיע למשרד שלך כדי להעריך את המהלך שלך.
ניתן להקצות משימה זו לאדם או לקבוצה אחת או לכמה אנשים שונים, כאשר כל אחד מתקשר לחברות ספציפיות ואז משווה הערות. בכל מקרה, התחל מוקדם כדי לוודא שאתה מקבל את המחיר הטוב ביותר ומתאים לצרכים שלך.
ערכו רשימת אנשי קשר
רשימת אנשי קשר מסייעת להבטיח שכל מי שאיתו אתה עוסק, כולל ספקים ולקוחות, יידע שאתה עובר דירה. מומלץ להקצות משימה זו לאדם אחד לפקח על מנת למנוע נפילת אנשי קשר דרך הסדקים. הודעה ללקוחות ולקוחות דורשת תקשורת ספציפית לגבי המיקום החדש שלך ואופן הפעולה של העסק במהלך המעבר. מידע כזה חיוני בכדי להבטיח שלקוחותיך לא יגיעו למקום אחר אחר השירותים שלך.
