למי להודיע כאשר עוברים משרד או עסק?
מעבר משרד מורכב. עם כל כך הרבה דברים לעשות, קל להתעלם ממשימות קטנות יותר אך חיוניות. כדי לשמור על המשרד שלך במסלול, וודא שיש לך רשימת פעולות משימות חיוניות שיעזרו למשרד שלך לעבור והשתמש במדריך הבא לרשימות הבטיחות שיבטיח ששום דבר לא נותר מבוטל.
לקוחות ולקוחות
מומלץ ליידע את קהל הלקוחות שלך על המעבר תחילה, רצוי לפחות חודש לפני שהמעבר מתרחש. ספק מידע על המיקום החדש, על ידי שליחת מכתב רשמי או דוא"ל עם מפה סגורה או מצורפת לכולם במסד הנתונים של החברה שלך. לחלופין, במקרה של חנות קמעונאית, הצב מפה ושלט התראות על דלת הכניסה וספק עלון קטן עם כל רכישה. פרסם את המידע בדף האינטרנט שלך עם הוראות קלות לעקוב וכל הפרטים שישאירו את הלקוחות שלך בחזרה - זה יכול לכלול מכירת "מעבר דירה" או מסיבת פתיחה רשמית.
אתה צריך גם ליידע את הלקוחות שלך אם בכלל תסגור במהלך המעבר או שתקטין את שעות העבודה שלך - זו תהיה הודעה קריטית כדי להבטיח שהלקוחות לא יתוסכלו אם הדלת שלך נעולה. לדעת מבעוד מועד כשאתה פתוח לעסקים יחסוך לך הרבה שיחות טלפון מלקוחותיך וימנע מהם ללכת למתחרה שלך לקבלת שירות. במילים אחרות, תן ללקוחות שלך לדעת את התוכנית שלך לשרת אותם במהלך המעבר.
נותני שירותים, ספקים וסוכנויות ממשלתיות
הודע על שירותים וספקים שהחברה שלך משתמשת בהם באופן קבוע. זה עשוי לכלול חברת מדפסות, שליחויות, חנות ציוד משרדי או ספק שירותי אינטרנט.
בנקים וביטוח
הבנקים ידרשו הודעה מוקדמת - יהיה עליכם לשנות את הכתובת בצ'קים של החברה, ואז להדפיס את הצ'קים ולהודיע על כך לחברות כרטיסי האשראי ולכל מוסד פיננסי אחר או נותני שירותים. אתה יכול להחליט שהחברה שלך תרוויח מהעברת חשבונות עסקיים מבנק אחד למשנהו או מסניף אחד לשני, דבר עם נציג הבנק שלך על שירותים הזמינים במיקום / בשכונה החדשה.
גם חברות ביטוח צריכות לקבל הודעה מוקדמת. הם יצטרכו להעריך את המרחב החדש ולספק לך הערכה חדשה, אם רלוונטית. זה זמן נהדר לדבר עם המבטח שלך על ביטוח הובלות ועל מה שתצטרך כדי להבטיח שמשרדך מוגן.
שנה הודעות טלפון נכנסות
לצד עדכון המידע של החברה וחומרי השיווק, ישנן דרכים אחרות בהן תוכלו להבטיח שהציבור ילמד על המהלך הקרוב. הוסף הודעה למשיבון / שירות הדואר הקולי המציין את תאריך המעבר, לאן אתה עובר וכיצד הדבר עשוי להשפיע על השירות. הקפד לספק מידע ליצירת קשר עבור אותם לקוחות שעלולים להיות להם חששות ספציפיים.
בקשו מהעובדים לשנות גם את קו הדואר הקולי המשרדי הישיר שלהם עם מידע בתנועה והכתובת החדשה. שוב, זו דרך קלה להזכיר לאנשי הקשר את המהלך וליידע את מי שלא נמצא במאגר אנשי הקשר על השינוי.
שנה את שורת החתימה שלך
הוספת הודעה בשורת חתימת הדוא"ל לכל העובדים מבטיחה שכל דוא"ל שנשלח יזכיר למקבל את הצעד הקרוב. זוהי דרך נהדרת להגיע לאנשים שאינם ברשימת אנשי הקשר של החברה.
חותמת התכתבות יוצאת
רכשו חותמת אדומה ובה כתוב "שימו לב לכתובת חדשה" - את הבולים ניתן לרכוש בדרך כלל בחנות ציוד משרדי. החתמת נייר מכתבים מעודכן כדי להבטיח שהנמענים מודעים לשינוי הכתובת. שים לב כי ייתכן ששלב התראה זה אינו חל רק לאחר סיום המעבר.
טלפון
זה צריך להיות כלי השירות הראשון שאליו אתה יוצר קשר לגבי המעבר שלך - אתה רוצה לוודא שהעסק שלך נשאר פתוח במהלך המעבר או שיש הפרעה קטנה ככל האפשר. יידעו את חברת הטלפונים מתי המעבר הוא ובקשו להתקין טלפונים ומוכנים לפעולה במקום החדש יום לפני תאריך המעבר שלכם. זה מבטיח שהמערכת תפעל ביום הראשון שלך במיקום החדש.
בקש מהחברה להקים מערכת להעברת שיחות בתוקף ביום המעבר שלך. אם החברה שלך משנה מספרי טלפון, בקש להוסיף להוסיף ייעוץ למספר הישן שלך כדי ליידע את המתקשרים לגבי שינוי מספר הטלפון. לאחר שעברת דירה, מומלץ להתקשר למספר הישן שלך כדי להבטיח שהשירות יהיה במקום. כמו כן, וודא שמספר העסק והכתובת החדשים שלך יעודכנו בספר הטלפונים ובספרייה הבאים.
חשבונות דואר, דוא"ל ומדיה חברתית
הודע לסניף הדואר על מעברך וקבע להעביר את הדואר למספר חודשים לאחר המעבר. כפי שצוין קודם, הוסף הודעת מעבר לשורות החתימה של העובדים לפני המעבר ובעקבות המעבר גם כן; לאחר העברת החתימה צריכה לבקש מהנמען לציין את שינוי הכתובת ופרטי הקשר. יש לקבל הודעה על חברות שליחויות רגילות שאוספות ומשלחות חבילות במשרדך על שינוי הכתובת וכל שינוי בשירותים.
