כיצד לתעדף את המשימות שלך?

אז יש לך את כל הדברים האלה כדי לעשות כל יום ורשימת המטלות שלך מלאה - איך אתה יודע מה לעשות ראשון, שני ושלישי?

פחות או יותר כולם מרגישים שיש להם יותר מדי מה לעשות ומעט מדי זמן לעשות את זה. לעתים קרובות, התחושה המומה הזו נובעת מחוסר יכולת לתעדף את כל אותן משימות הלכאורה דוחקות. אם אתה מרגיש שרשימת המטלות שלך מתארכת ברגע לרגע ואתה אפילו לא יודע מאיפה להתחיל, כך תוכל לזהות, להעריך ולתעדף את המשימות שלך.

1. הכינו רשימה

לפני שאתה מנסה למיין את חובותיך לפי סדר חשיבות, הקדיש זמן להרכיב רשימה מקיפה של כל מה שאתה צריך או רוצה להשיג. חלק את הרשימה שלך למקטעים עבור סוגים שונים של משימות. קטגוריות אלה יכולות לכלול:

משימות יומיות או שבועיות

אלה "מטלות" שגרתיות שיכולות להיות אישיות (תכנון ארוחות וקניות במכולת) או קשורות לעבודה (פגישת צוות שבועית.) אם אתה כבר עוקב אחר שגרת יום, אתה מכיר את המשימות האלה; אם לא, זהו זמן טוב ליצור כזה. מה שאתה כולל יכול להשתנות - יש אנשים שלא יראו צורך להזכיר לעצמם לבדוק דוא"ל או לקנות מצרכים, אך אחרים יעריכו את התזכורות המובנות לבצע פעולות מסוימות בזמנים מסוימים או בימים מסוימים.

משימות עם מועדים

אלה, כמובן, צריכים להיעשות על ידי תאריך ספציפי ודורשים הכנה מראש. דוגמאות יכולות להיות עבודת בית ספר שתגיע בעוד שלושה שבועות או מסיבה שאתה מתכנן בעוד חצי שנה. משימות מסוג זה - המכונות לעתים קרובות פרויקטים - יכולות להתפרק אחר כך לרכיבים קטנים יותר - למשל, "נייר לכתוב" עשוי להתפרק לקריאת הספרים הרלוונטיים, לארגן את ההערות שלך, לכתוב מתאר, לכתוב את הטיוטה הראשונה וכדומה. על.

משימות חוזרות

אלה לא מתרחשים בתדירות יומית או שבועית, אך הם גם לא פרויקטים חד פעמיים. משימות חוזרות יכולות לכלול פגישות אצל רופאי שיניים או ביצוע מסים רבעוניים שלך.

משימות הנעות עצמיות, הכרחיות

אלה משימות או פרויקטים שאתה יודע שעליך לעשות, אך איש לא יכין אותך. לעיתים רחוקות, אם בכלל, יש מגבלת זמן מובנית. חשוב על שיפור אתר העסקים הקטנים שלך או למצוא ספק טיפול ראשוני חדש.

משימות מניעות עצמיות, לא הכרחיות

אלה הפעילויות המהנות יותר שבכל זאת נוטות לצנוח הדרך כשמשימות אחרות, הכרחיות יותר, מצטופפות. תחשוב לקרוא להנאה או לעבוד על תחביבים.

משימות מתישהו

משימות אלה מסתובבות בתחתית רשימת המטלות או בחלק האחורי של דעתך, אך בדרך כלל אין צורך לבצע אותן בקרוב או לעולם. דוגמה: צבע את הרדיאטורים שלך.

2. ארגן את הרשימה שלך

לאחר שרשמתם הכל, תוכלו להבין מה לעשות קודם ולארגן את לוח הזמנים. (איך אתה עושה זאת פיזית - על דף נייר, מתכנן, אפליקציה, לוח שנה מקוון או אחרת - חשוב פחות מכך שאתה בוחר בשיטה שמתאימה לך ותשתמש בה.) הנה כמה קריטריונים תחשוב על:

דחוף או חשוב

ניתן למיין את כל המשימות לאחת מארבע קטגוריות. יש לבצע תחילה משימות דחופות וחשובות, בהקדם האפשרי; ניתן להאריך משימות דחופות אך לא חשובות במידת האפשר, אך אם לא, לוח הזמנים שלך אמור לכלול מספיק גמישות וזמן נוסף כדי להתאים אותן כאשר הן צצות; יש לתכנן משימות חשובות אך לא דחופות זמן רב מראש כך שהן לא יהפכו לדחופות; ניתן לבטל משימות שאינן חשובות ואינן דחופות, אם כי אם אתה נהנה מהן, יש לעבוד עליהן בלוח הזמנים שלך, כך שהתחייבויות תובעניות יותר לא יצטופפו.

הערך ערך

אתה יכול לשפוט את ערך המשימה בכמה דרכים. יכול להיות אם אנשים אחרים מושפעים, ועד כמה האנשים האלה חשובים לך (אישור הבוס שלך ורווחתם של ילדים שתלויים בכך שאתה חשוב יותר, למשל, מדעותיהם של קבוצת זרים שהסכמת להצטרף למפגש.) אתה עשוי גם להקצות ערך גבוה למשימות שאתה משתלם לטווח הארוך, או שאתה פשוט מתגמל.

התייחסות אחת שכנראה תיתקל בה בעת קריאה על סדר עדיפויות למשימות היא כלל 80-20 או עקרון פארטו, הקובע כי 80% מההשפעות מגיעות מ -20% מהגורמים. זה עשוי להוכיח או לא נכון עבורך, אך זו תזכורת טובה לזהות על מה בעצם אתה מבלה ואיזה מהמאמצים שלך משתלם.

תזמון וגמישות

לוח זמנים לתפקוד מאפשר שינויים ומזהה מגבלות זמן. היה מציאותי בעת תעדוף ותכנון ימיך. כשאתה בספק, העריך יתר את הזמן שייקח למשימה נתונה.

אם שתי משימות אמורות להתבצע בו זמנית, הבחירה ממה להתחיל תלויה באיך שאתה עובד הכי טוב. יש אנשים שמעדיפים להוציא את המשימה הפשוטה יותר מהדרך להתרכז במשימה המורכבת יותר; אחרים יחושו ביטחון אם הם יתחילו קודם במשימה הקשה יותר, ויבצעו את חלקם או את כולם לפני שעוברים הלאה. זכור כי אינך צריך לקחת על עצמך משימה או פרויקט אחד מההתחלה ועד הסוף לפני שתמשיך למשימה הבאה - אלא אם כן, כמובן, שתמצא עבודה כזו מגבירה את התפוקה שלך.

הגבל את משימות החובה היומיומיות שלך לשלוש לכל היותר. היום יכול לכלול גם משימות קטנות יותר שגרתיות יותר או בעלות חשיבות פחותה או דחיפות, אך העמסת משימות עיקריות תוביל כנראה למתח ואכזבה.

זכרו שסדרי העדיפויות יכולים להשתנות - אם הבוס שלכם צריך שתעשו משהו עכשיו, העדיפות הראשונה הקודמת שלכם ככל הנראה תיפגע לשנייה. זו עוד יותר סיבה לבנות יותר זמן בלוח הזמנים שלך כדי לאפשר גמישות.

3. משימות אצווה

משימות אצווה היא אחת הדרכים היעילות והיעילות ביותר לבצע את אותן משימות מציקות ועושות כל הזמן. אצווה פשוט אומר שאתה עובד על אותו סוג משימה שוב ושוב לפני שתעבור למשהו אחר. השלב הראשון הוא לזהות משימות שאתה מבצע שוב ושוב ואז להגדיר זרימת עבודה פשוטה שתוכל לבצע. לאחר מכן, אתה מתמודד עם משימות אלה בו זמנית באמצעות זרימת עבודה זו.

אצווה דורשת השלמת משימות דומות הדורשות משאבים דומים ב"אצוות "לשיפור היעילות והפרודוקטיביות. הנה כמה דוגמאות:

• שלם את כל חשבונותיך בו זמנית
• פתח את כל הדואר שלך פעם בשבוע ובצע אותו במקום לתת לו להצטבר בכל יום ולעולם לא להגיע אליו

אצווה מאפשר לך להיכנס לחריץ שעושה את אותה משימה שוב ושוב, כך שלא תצטרך לבזבז זמן על להבין הוראות או מה עליך לעשות בהמשך.

4. בטל משימות

לאחר שרשמתם את כל המשימות שלכם ומינתם אותן מהחשובות ביותר לפחות, יתברר אילו משימות נמצאות בתחתית הרשימה. לפעמים ניתן להאציל את אלה למישהו אחר, אך אם זה לא אפשרי, עליכם להחליט אם לתזמן זמן עבורם או לחסל אותם.

יכול להיות שיש לך ברשימה משימות שאתה לא צריך לעשות או אפילו רוצה לעשות, אבל אתה חש שאתה בלחץ להוסיף בשלב כלשהו (ללכת לחדר הכושר, להשתתף במועדון ספרים.) ניתן לחסל אותן לחלוטין.

לבסוף, אפשר פשוט לעשות יותר מדי מה לעשות - אם אינך יכול לעשות הכל, הערך את עומס העבודה שלך כדי לקבוע אם אתה רק צריך עוד תרגול בתעדוף או אם אתה צריך לומר למישהו שאתה כבר לא יכול להמשיך לעשות משימה מסוימת.