נימוסי פגישות עסקים
האם אתה עובד בחברה שקיימת פגישות תכופות? האם אי פעם אתה תוהה מה אתה אמור לעשות ומה נחשב להתנהגות ראויה במפגשים אלה? האם אתה חושש להשתתף בפגישות מכיוון שאתה חושש שאתה עלול לבצע מעשה מזויף שעלול לסכן את עמדתך או הזדמנויות ההתקדמות שלך?
בדרך כלל מנהלים, ראשי צוותים או מנהלים ארגוניים שומרים לעצמם את הזכות ליזום פגישות עסקיות כאשר הם חשים צורך. בין אם הם מתוכננים לאירועים קבועים ובין אם הם נקראים למטרה מסוימת, כל הנוכחים צריכים לנהוג בהתאם להנחיות כללי התנהגות עסקיים.
מנהיג
לפני הפגישה, זה הכרחי כי הכל יהיה מאורגן כדי לא לבזבז זמן יקר של אף אחד. אתה רוצה שזה יתנהל בצורה חלקה ומתוזמנת ככל האפשר ובכל זאת השאיר זמן לשאלות ומשוב במידת האפשר. המפתח הוא להפגין כבוד לכל המעורבים.
להלן מספר הנחיות מומלצות:
- ערכו סדר יום כתוב עם רצף הגיוני וזמנים מציאותיים. אם הזמן והמשאבים מאפשרים, שלח עותקים לכל מי שישתתף.
- שלח הזמנה למשתתפים פוטנציאליים עם כמה שיותר פרטים על הפגישה, כולל מיקום, שעת התחלה, מה להביא ושעת סיום.
- התחל בברכה ידידותית ויידע לכולם מתי זה בסדר לשאול שאלות.
- תנו מים ביציע או בקדמת החדר וללגום אותם בין נושאים או כשמישהו אחר מדבר.
- אינך צריך לרשום את הנאום שלך במילה מילולית, אבל אתה צריך לכלול לפחות נקודות קליע בהערות שלך. לא לעשות זאת עלול לגרום לך לקפוץ בין נושא אחד למשנהו ולאבד את מה שאתה צריך לומר. זה יכול לגרום לך לבזבז זמן ולהשאיר את המשתתפים תוהים לגבי נקודת הפגישה.
- היו מודעים לשפת הגוף של המשתתפים שלכם. אם אתה רואה שאנשים מאבדים עניין, השהה ובדוק את עצמך כדי לוודא שאתה לא חוזר על מידע או משקיע יותר מדי זמן במשהו שאינו רלוונטי.
- יש כמה אנקדוטות כדי לשמור על הפגישה מעניינת. עם זאת, הימנע מלספר בדיחות בלתי הולמות שיש בהן אפילו רמז לסקסיזם, גזענות או כל דבר אחר העלול לפגוע באחרים.
- לעולם אל תגנוב רעיונות של אנשים אחרים ותקרא להם משלך. תן תמיד קרדיט לאחרים על רעיונות ומשימות מוצלחות.
- אמנם זה בסדר לנוע מעט, אבל אל תעבור קדימה ואחורה בחזית החדר. זה גורם לך להיראות עצבני.
- במהלך תקופת השאלה והתשובה, הישאר שקט עד שהאדם שואל מסיים לפני התשובה. אם אינך מבין את השאלה, בקש ממנו לחזור עליה או להסביר עוד את השאילתה.
- אם מישהו נראה כועס או עוין, שמור על קור רוח ובקש מהאדם לדון איתך במועד מאוחר יותר.
- סיים את הפגישה מוקדם במידת האפשר. עדיף שזה יהיה קצר יותר מאשר לאבד את תשומת הלב של הנוכחים.
משתתפים
כל מי שנקרא לפגישה צריך להשתתף אלא אם כן הנסיבות אינן מאפשרות זאת. אם ידוע לך על הפגישה מראש, שקול לקחת זמן נוסף עם הטיפוח האישי שלך כדי להראות כבוד לכל המפקחים שישתתפו. להתלבש כראוי לרמה העסקית.
טיפים לגינונים:
- אם תתבקש לשלוח הודעת אישור, עשה זאת ברגע שאתה נכנס לפגישה ביומן שלך.
- התייצב בזמן. להגיע לשם כמה דקות מוקדם אם אפשר.
- בדוק את הטלפון הנייד שלך וודא שהוא מופעל בשקט או כבוי. לעולם אל תשלח הודעות טקסט במהלך פגישה אלא אם כן המנהיג יבקש ממך לאדם ספציפי.
- אם מגישים כיבוד, משקה מקובל. עם זאת, אלא אם כן כולם אוכלים, המתינו עד לסיום הפגישה כדי לנשנש.
- אם זו פגישת צהריים, הביאו את האוכל לשולחן ואכלו אותו בשקט ככל האפשר ומבלי לשים לב לעצמכם.
- אל תשוחח ואל תחליף הערות עם משתתפים אחרים. זה מאוד משבש ויכול ליצור את הרושם שאתה לא לוקח את עבודתך מספיק ברצינות כדי לשים לב מקרוב לדיון.
- אם אתה מתקשר, ענה באופן ישיר ככל האפשר. כשאתה לא יודע את התשובה, התנצל ותהיה כנה. אין תשובה טובה יותר מהתשובה הלא נכונה.
- לאחר הפגישה, תודה לדובר.
- אל תתעכב בחדר הישיבות זמן רב מהנדרש. בילוי יגרום לך להראות סרק, ואתה לא רוצה שהבוס יחשוב שאתה משתמש בפגישה כדי להתנער מחובותיך.
פגישות במסעדה
לפעמים נקראת פגישת צהריים, והיא עשויה להתקיים במסעדה. למרות שזה רחוק מהמשרד, זכור שאתה עדיין בעבודה.
טיפים נוספים לפגישות לפגישות במסעדות:
- לעולם אל תשכח את נימוסי השולחן שלך.
- התמודד עם תקלות ארוחות בחן ובנימוסים טובים.
- השתמש בכלים מתאימים. אם יש לך ספק איזה מזלג מתאים לכל קורס, עקוב אחר האדם שמוביל את הפגישה.
- אם אתם במסעדת מזנון, דעו לנימוסים נאותים לעזור לעצמכם.
- פעל על פי ההנחיות המתאימות לאכילת אוכל אצבע.
